Case Lineas

Over dit project

Case e-recruitment: Lineas

E-recruiting Lineas: hoe bereik je kandidaten die niet eens weten dat de job bestaat?

Lineas, de grootste private spoorvrachtoperator van Europa, stond voor exact deze uitdaging. Het bedrijf biedt complete logistieke oplossingen aan van deur tot deur. Voor de “First mile” en “Last mile” binnen dit traject zocht Lineas extra medewerkers. Deze zouden het snel en veilig laden van de wagons en het lossen van vrachten bij de eindbestemming op zich nemen.

Op het eerste zicht geen bijzonder uitdagende kwestie, je hebt mensen nodig die graag fysieke arbeid verrichten. Zo zijn er genoeg. Toch bleek het zeer moeilijk én tijdsintensief om kandidaten te vinden. Wat liep er mis?

Klant

Lineas

Website

www.lineas.net

Categorie

Google Ads
Facebook
Usability
SEO

Heb jij voor ons ook zo’n uitdaging?

Op zoek naar de kern van het probleem

Lineas kwam via employer branding partner Insilencio terecht bij bakermen. Na een duidelijk verhaal langs de kant van Lineas gingen we de beleving van het probleem toetsen aan de data. Een grondig keyword onderzoek maakte onmiddellijk het een en ander duidelijk. Hierbij aansluitend onderzochten we via andere bronnen, zoals vacatureteksten en Facebook-profielen van mensen met de functie, ook de doelgroep:

  • Welke interesses hebben ze?
  • Bezitten ze bepaalde soft skills?
  • Hoe zoeken ze naar jobs?
  • Hebben ze typische karaktereigenschappen?
  • Bezitten ze bepaalde voorkeuren?

Wat bleek? Er wordt weinig naar de functie gezocht wordt omdat mensen niet weten dat ze bestaat. Potentiële kandidaten gaan bereiken met een functietitel was dus onbegonnen werk.

De logische volgende stap was het targeten op basis van kwalificaties. Probleem nummer twee: veel van deze profielen zijn lager geschoold en in beperkte mate aanwezig op LinkedIn. Daarnaast zijn mogelijke kenmerkende attributen (bijvoorbeeld: een bicepsomtrek van 45 cm) geen dingen die je normaal gezien op je CV zet. Dit alternatief bood dus ook geen uitweg.

Inzetten op interesses

Na een stevige brainstorm kwam bakermen met een effectieve oplossing: kandidaten gaan bereiken op basis van aangrenzende interesses en voorkeuren zoals:

  • graag in de open lucht werken
  • open staan voor nachtwerk of werk in shiften
  • interesse hebben in het onderwerp fitness
  • fan zijn van actiefilms

Dit hebben we gekoppeld aan bestaande kanalen binnen het ecosysteem van de sector. Met de persoonlijke gegevens in de rijke database van Facebook konden we gaan targeten op basis van die voorkeuren en eigenschappen.

We hebben ook het budget voor Google Search verkleind om meer ruimte te maken voor het inzetten op awareness. Zo konden we via Google Display de vacature laten zien op sites waar de organisch profielen aanwezig zijn, zelfs zonder de vacature te benoemen.

Aangrenzende interesses en voorkeuren van mogelijke kandidaten:

  • graag in de open lucht werken
  • open staan voor nachtwerk of werk in shiften
  • interesse hebben in het onderwerp fitness
  • fan zijn van actiefilms

Opgelost staat netjes? Not just yet.

Hoewel Lineas nu in staat was om de gewenste profielen in contact te brengen met de vacature, was het probleem niet volledig opgelost. We wisten op voorhand dat het noodgedwongen aanspreken van een breder publiek zou resulteren in een iets lagere kwaliteit van kandidaten. Gevolg: een veel te grote workload voor het HR-departement van Lineas.

We hadden dus een bijkomende oplossing nodig: een geautomatiseerde screening van de kandidaten. Nu, elke HR-professional weet dat een softwaretool nooit hetzelfde niveau van kwaliteit als een mens kan opleveren. Software mist namelijk een cruciaal iets: intelligentie. Dus.. artificiële intelligentie? Op papier een uitstekend idee, maar in de praktijk bleek een geschikt systeem veel te prijzig voor het beschikbare budget.

Een oplossing op maat met Typeform + Mailchimp

Jammer van die sexy AI-tool, maar niet getreurd. We hebben de kans om out of the box te werken met beide handen vastgegrepen en een alternatieve oplossing bedacht. Door de koppeling te maken tussen formuliersoftware Typeform en e-mailsoftware Mailchimp konden we automatisch een prescreening van de sollicitanten opzetten. Dat volledige proces zag er zo uit:

Mailflow visuals-02

Stap per stap werkte het alsvolgt:

  1. Mogelijke kandidaat klikt op een advertentie.
  2. Landing op een jobpagina met daaraan een op maat gemaakt sollicitatieformulier gekoppeld.
  3. Invullen van het formulier. Hier zit een puntensysteem achter gebaseerd op de grootste struikelblokken. Aan de hand van de resultaten wordt de kandidaat automatisch wel of niet weerhouden.
  4. De kandidaat ontvangt onmiddellijk na het invullen een bedankingsmailtje
  5. De resultaten worden na een ingebouwde vertraging van twee werkdagen gedeeld met de kandidaat. Deze mails worden enkel uitgezonden tijdens uren wanneer kandidaten typisch gezien ontvankelijk zijn voor communicatie.
Mailflow visuals-01
  1. Weerhouden kandidaten krijgen een uitnodiging om een tweede sollicitatieformulier in te vullen. Dit formulier is vergelijkbaar met een eerste kennismakend gesprek en is gebaseerd op een puntensysteem (o.a. opleidingsniveau, ervaring, jobgerelateerde competenties, ..). Kandidaten worden worden op basis van het aantal punten automatisch wel of niet weerhouden.
  2. Na twee werkdagen ontvangen de kandidaten een email die gepersonaliseerd is door het ophalen van velden uit Typeform via een API call. Deze personalisatie in combinatie met de ingebouwde vertraging neemt het gevoel van automatisatie weg voor de sollicitanten
Mailflow visuals-03
  1. Sterke kandidaten komen bij de HR-dienst terecht en krijgen via telefoon een uitnodiging voor een fysieke sollicitatie.

De motor achter het selectieproces

De effectiviteit van de automatische voorselectie viel of stond natuurlijk met het puntensysteem. Om voor een zo hoog mogelijke kwaliteit te zorgen hebben we dit puntensysteem samen met de interne HR-dienst van Lineas ontwikkeld. Zo konden we verrassingen vermijden, garanderen dat het geheel goed doordacht was en profiteren van de rijke HR kennis van Lineas en ditto e-recruitment ervaring van bakermen.

We kozen voor een eerste preselectie op basis van de grote struikelblokken:

  • Zelfstandig naar de werkplaats kunnen verplaatsen
  • Bereid zijn in ploegen te werken
  • Buiten willen werken
  • Nederlands kunnen spreken

In de tweede ronde lag de focus op de drie belangrijkste voorwaarden om de job goed uit te kunnen oefenen:

  • talenkennis 
  • diploma

Resultaat: 9 nieuwe medewerkers voor elke 1000 euro budget

Na al het plannen en bouwen was het tijd voor actie: drukken op die startknop, en vol spanning afwachten.

We keken, en we zagen dat het goed was.

Voor elke 1000 euro aan advertentiebudget kreeg Lineas:

  • 250 invullingen van Typeform 1
  • 160 invullingen van Typeform 2
  • 100 uitnodigingen voor een fysieke sollicitatie
  • 9 nieuwe medewerkers

Samen goed voor een hiring rate van 9% en een lage kost van 10€ per fysieke sollicitatie en 111.11€ per nieuwe medewerker.

Voor elke 1000 euro aan advertentiebudget kreeg Lineas:

250

invullingen van Typeform 1

160

invullingen van Typeform 2

100

fysieke sollicitaties

9

nieuwe werknemers

Benieuwd hoe wij jouw e-recruiting naar een hoger niveau kunnen tillen?